E-Rechnungspflicht: Software richtig implementieren

Unternehmen müssen B2B seit 2025 ihrer gesetzlichen Verpflichtung zur strukturierten E-Rechnung nachkommen.

In diesem Workshop lernen Sie die XML-Formate des europäischen Rechnungstandards EN16931, also Cross Industry Invoice (CII) und Universal Business Language (UBL), die XML-Formate in PDF-Dateien Factur-X und ZUGFeRD, sowie XRechnung im B2G-und B2B-Bereich kennen und anwenden. In praktischen Übungen beschäftigen Sie sich mit den Rollen, den Darstellungsdetails, der Umwandlung, der Prüfung und Umsetzung der X(ML)-Rechnung.

Der Workshop dauert fünf Tage. An drei Vormittagen treffen Sie sich in der Gruppe mit dem Trainer. Für den zweiten und vierten Tag nehmen Sie Aufgaben mit, die Sie selbstständig lösen und anschließend in der Gruppe besprechen.

Inhalte

Ab spätestens 2028 sind auch im innerdeutschen B2B-Bereich nur noch E-Rechnungen gültig, das heißt, Rechnungen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Das geforderte XML-Format erfüllen unter anderem die XRechnung oder das ZUGFeRD/Factur-X. Darüber hinaus können Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger die Verwendung eines anderen strukturierten elektronischen Formats vereinbaren, wenn sie bereits einen vollautomatisierten Datenaustausch zum Beispiel im EDI-Verfahren nutzen. In diesem Fall muss die korrekte und vollständige Extraktion und Übermittlung an das zukünftige transaktionsbezogene elektronische Meldesystem angepasst und sichergestellt werden, um dem europäischen Standard zu entsprechen, bzw. mit diesem kompatibel zu sein.

Dieser Workshop befasst sich mit den Anforderungen und deren Umsetzung und erläutert, wie XML und Factur-X PDFs erstellt, gelesen, visualisiert, konvertiert und validiert werden können. Dabei geht es nicht nur um die Vermittlung von Wissen über Bibliotheken, Tools und deren Anwendung, sondern auch um Fallstricke, Tests und häufige Fehler. Die Teilnehmenden dürfen und sollen die Tools selbst installieren und entsprechende Aufgaben lösen. Dabei gehen die Trainer auf individuelle Aufgabenstellungen und Anliegen der Teilnehmenden ein und entwickeln und begleiten Lösungskonzepte. Der Workshop zeichnet sich durch einen hohen Praxisanteil aus, wobei zunächst die theoretischen Grundlagen erläutert werden, bevor es in den praktischen Teil geht. Lösungsansätze werden in der Gruppe interaktiv erarbeitet und anschließend von den Teilnehmenden schrittweise umgesetzt.

Themen in der Übersicht

• 1. Tag

  • Diskussion und Lösungsansätze:

    • Was ist ab wann rechtlich verpflichtend in Deutschland?

    • Was ist eine Rechnung, was ein „inhaltsgleiches Mehrstück“?

    • Wie visualisiere ich eine X(ML)-Rechnung? Wie kann ich ihre Gültigkeit prüfen?

    • Was ist der Unterschied zwischen einer XML-Rechnung, einer XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X?

    • Woran erkenne ich ZUGFeRD/Factur-X-Dateien und wie viele habe ich eventuell bereits unbemerkt im Bestand?

    • Wie bekomme ich XML aus Factur-X? Was sind Branchenempfehlungen und welche gibt es?

  • Praxis:

    • Rechnungsbestand untersuchen

    • Rechnungen mit Rechnungsanhängen lesen

    • Wir schauen uns mindestens eine Branchenempfehlung näher an

    • Arbeiten mit einem Online-Validierer

    • Factur-X Rechnung XML extrahieren

    • X(ML) Viewer und Dateianhänge rechnungsbegründender Unterlagen einsehen

    • Wie viele meiner PDFs sind bereits ZUGFeRD?

    • Vorstellen eigener Pain Points

    • Tools: OpenXR Toolkit, Ultramarinviewer, Quba, Kosit Validierer, Mustang

• 2. Tag

  • Aufgaben selbstständig lösen (kein Online-Seminar)

• 3. Tag

  • Diskussion und Lösungsansätze:

    • Wo liegen die Spezifikationen zur XRechnung, zu EN16931 und zu ZUGFeRD?

      Was hat sich geändert? Was sind Order-X und Deliver-X? XEinkauf

    • Pain Points: Gemeinsame Erarbeitung von Lösungsansätzen

    • B2G: Was ist EN16931 und was ist die XRechnung?

    • Welche Behörden brauchen XRechnungen?

    • Was ist eine Leitweg-ID und warum ist die so wichtig?

    • Ab wann ist welche Version der XRechnung in welchem Bundesland verpflichtend?

    • Was sind Profile und welche gibt es?

    • Welche Upload-Portale gibt es, um XRechnungen zu versenden?

    • Welche Normierungsgremien sind beteiligt?

    • Theorie: Rechnungen erkennen, konvertieren und auslesen, ersetzendes Scannen

    • Was ist ein Umsatzsteuer-Meldesystem, welche Typen gibt es und welche sind ViDA-Kompatibel?

    • Was sind die Vorteile von PDF/A gegenüber normalem PDF?

  • Praxis:

    • Übersicht über die Spezifikationen

    • Welche Open-Source-Software verarbeitet schon heute einschlägige Formate?

    • Rechnungen offline validieren mit Validool und Mustang

    • Eine Rechnung durchrechnen

    • Verwendung eines REST-APIs und des „Phive“ validierers

    • IDEs sauber konfigurieren zur Verwendung von Schemadateien

    • Schreiben in CII, eine „Hello world“-Rechnung

    • Eine der wenigen technischen Referenzen: Der ZUGFeRD „Technical appendix“

    • Umgang mit dem XSLT-Prozessor Saxon

    • Einen ersten Xpath erstellen zum Auslesen einer Rechnung

    • Rechnung von CII in UBL konvertieren

    • XRechnung: Welcher BT fehlt?

    • Versionierung der Cross Industry Invoice, Cross Industry Order und Cross Industry Delivery Advice

    • Rechnungsanhänge hinzufügen

    • Tools: ZF-Infopaket, ZF Community Validierer und -Forum, KoSIT Validierer, Mustangproject

• 4. Tag

  • Aufgaben selbstständig lösen (kein Online-Seminar)

• 5. Tag

  • Diskussion und Lösungsansätze:

    • Was ist ein BT? Was ist EDI und was ist Peppol? Wie sind die betroffen?

    • Wie erkenne ich CII und UBL? Wie erkenne ich XRechnungs-Versionen und ZUGFeRD-Profile?

    • Wie funktionieren Mahnungen, Sammel- und Stornorechnungen?

    • Was ist der Unterschied zwischen Schema und Schematron? Warum brauche ich beide

    • Wie rechnet man richtig, wann wird wo und wie gerundet?

    • Was ist der Vorteil von Arbitrary Precision?

    • Wie komme ich von PDF zu PDF/A? Wie validiere ich PDF/A?

    • Was sind die erlaubten Attribute bspw. zu Mengeneinheiten?

    • Wo kann ich Fragen stellen? Übersicht über die Foren/Chats/Tagungen/Hilfequellen

    • Wo finde ich XSLT um XML darzustellen?

    • Was ist XSLT und wie wende ich es an?

    • Was ist eine XMP Schema Extension?

    • Cross Industry Order

    • Best practises writing

    • Schematron-Validierung, Peppol, Demozugang ZRE

  • Praxis:

    • Umgang mit IDEs, "Erstvalidierung"

    • Umgang mit dem XSLT-Prozessor Saxon

    • Beispiel-Rundungstest “horizontale” vs “vertikale” Addition. invoice ninja

    • Was ist mein Unit Code?

    • XML korrigieren

    • Rechnung stornieren

    • Durch Doppelanwendung XSLT X-Rechnung in HTML umwandeln

    • Rechnunsvalidierung als automatische Tests umsetzen

    • Unterschied PDF/A-1 vs PDF/A-3

    • PDF in PDF/A umwandeln und PDF korrigieren mit Ghostscript

    • Tools: Codelisten, EN16931-2, Verapdf, Exiftool, Itext RUPS, Saxon, ISO-Schematron-zu-XSLT, Apache Fop

Zielgruppe

• Softwareentwickler,

  • die ERP-Software herstellen,

  • die Rechnungen erstellen (bspw. Faktura-Software oder Kundenportale) oder

  • Rechnungen einlesen (bspw. Buchhaltungsprogramme, Lieferantenportale) und

  • Auswertungen erstellen.

• XML-Entwickler- und Entwicklerinnen aus den Bereichen: ERP-Software, Software für Controller oder Wirtschaftsprüfer

Voraussetzungen

Fachliche Vorkenntnisse:

XML-Kenntnisse: Schemas und Namespaces sollte man schon einmal eingesetzt haben. Alle Aufgaben/Übungen sind grundsätzlich mit jeder XML-fähigen Programmiersprache umsetzbar (Java, .net/C#, PHP, Python bevorzugt).

Technische Voraussetzungen:

5 GB Platz auf der Festplatte, Java und einen PDF-Reader, Internetzugang, eine IDE, um eigene Software zu bauen und anzupassen (im Zweifel helfen wir mit IntelliJ, Visual Studio Code oder Eclipse), Sie erhalten kostenlose Open-Source-Software, die unter Windows, Linux und Mac läuft.

Für die Durchführung der Remote-Workshops wird Zoom über einen DSGVO-konformen On-Premise-Connector verwendet. Wir bitten Sie, ein Mikrofon oder Headset sowie einen aktuellen Browser zu nutzen. Alle Informationen zu den Vor-Ort-Workshops erhalten Sie nach Ihrer Anmeldung per E-Mail.

Leistungen Ihres Workshoptickets

• Workshopunterlagen

• Teilnahmebescheinigung

Durchführung

Ist die Durchführung der Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt, wegen Verhinderung eines Referenten, wegen Störungen am Veranstaltungsort oder aufgrund zu geringer Teilnehmerzahl nicht möglich, werden die Teilnehmenden frühestmöglich informiert.

Die Teilnehmerzahl ist auf max. 12 Personen begrenzt.