E-Rechnungspflicht: Software richtig implementieren

Seit 2025 müssen E-Rechnungen gelesen werden können und spätestens ab 2028 sind auch im innerdeutschen B2B-Bereich nur noch E-Rechnungen gültig, das heißt, Rechnungen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Mit der stufenweisen Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich müssen viele Unternehmen ihre Softwareprodukte und Prozesse an neue technische und rechtliche Anforderungen anpassen. Dieser Workshop vermittelt praxisnah, wie Sie XML-basierte E-Rechnungen gesetzeskonform prüfen, erzeugen und verarbeiten können.

Grenzüberschreitende Rechnungen werden in Europa im Rahmen der „Vat in the Digital Age“ Richtlinie und Verordnungen (Richtlinie (EU) 2025/516, Verordnung (EU) 2025/517, Durchführungsverordnung (EU) 2025/518) ab 2030 ebenfalls betroffen sein. Der Workshop klärt, was bereits bekannt ist.

Nach Teilnahme am Workshop können Sie ...

• die wesentlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht nach EN16931 benennen und auf Ihre Softwarekonzepte anwenden.

• die Formate XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, UBL und CII voneinander unterscheiden und deren Einsatzbereiche bewerten.

• strukturierte E-Rechnungen mit gängigen Tools validieren, visualisieren und aus (hybriden) PDF-Dateien extrahieren.

• PDF in die für hybride Rechnungen notwendigen PDF/A-Dateien umwandeln.

• Rechnungsdaten technisch korrekt konvertieren und automatisierte Prüfschritte (z. B. via XSLT, Schematron, XPath) einrichten.

• typische Fallstricke und Fehlerquellen bei der Umsetzung erkennen und eigene Systeme anhand von Beispielen testen und anpassen.

Inhalte

Im Zentrum des Workshops steht die praktische Umsetzung der E-Rechnungspflicht gemäß der europäischen Norm EN 16931. Sie erfahren, wie Sie Ihre Systeme auf XML umstellen. Dabei geht es nicht nur um die Vermittlung von Wissen über Bibliotheken und Tools sowie deren Anwendung, sondern auch um Fallstricke, Tests und häufige Fehler.

Als Teilnehmer werden Sie die Tools selbst installieren und entsprechende Aufgaben lösen. In praxisnahen Übungen analysieren Sie konkrete Rechnungsbeispiele, extrahieren und validieren XML-Daten, wenden branchenübliche Tools und APIs an und entwickeln eigene Validierungs- und Umwandlungsschritte. Ein besonderes Augenmerk liegt auf dem Umgang mit Schematron-Validierungen, dem Schreiben eigener CII-Rechnungen sowie dem automatisierten Testen von Rechnungsdaten. Gezeigt wird auch die Berechnung und der Einsatz von REST APIs in „Low Code“ Umgebungen wie Node Red.

Die Trainer gehen dabei auf individuelle Aufgabenstellungen und Ihre Fragen ein und entwickeln und begleiten Lösungskonzepte. Der Workshop zeichnet sich durch einen hohen Praxisanteil aus. Zunächst werden die theoretischen Grundlagen erläutert, bevor es in den praktischen Teil geht. Lösungsansätze werden in der Gruppe interaktiv erarbeitet und anschließend von Ihnen schrittweise umgesetzt.

Themen in der Übersicht

• 1. Tag: Grundlagen elektronischer Rechnungen und Formate verstehen

  • Diskussion und Lösungsansätze:

    • Rechtliche Grundlagen: Was ist ab wann verpflichtend?

    • Was ist eine Rechnung, was ein „inhaltsgleiches Mehrstück“?

    • Wie visualisiere ich eine X(ML)-Rechnung? Wie kann ich ihre Gültigkeit prüfen?

    • Was ist der Unterschied zwischen einer XML-Rechnung, einer XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X?

    • Woran erkenne ich ZUGFeRD/Factur-X-Dateien und wie viele habe ich eventuell bereits unbemerkt im Bestand?

    • Wie bekomme ich XML aus Factur-X? Was sind Branchenempfehlungen und welche gibt es?

  • Praxis:

    • Rechnungsbestand untersuchen

    • Rechnungen mit Rechnungsanhängen lesen

    • Wir schauen uns mindestens eine Branchenempfehlung näher an.

    • Arbeiten mit einem Online-Validierer

    • Factur-X Rechnung XML extrahieren

    • X(ML) Viewer und Dateianhänge rechnungsbegründender Unterlagen einsehen

    • Wie viele meiner PDFs sind bereits ZUGFeRD?

    • Vorstellen eigener Pain Points

    • Tools: OpenXR Toolkit, Quba, Kosit Validierer, Mustang

• 2. Tag: Aufgaben selbstständig lösen (kein Online-Seminar)

• 3. Tag: Spezifikationen, Normen und Validierung in der Praxis

  • Diskussion und Lösungsansätze:

    • Wo liegen die Spezifikationen zur XRechnung, zu EN16931 und zu ZUGFeRD?

    • Was hat sich geändert? Was sind Order-X und Deliver-X? XEinkauf

    • Pain Points: Gemeinsame Erarbeitung von Lösungsansätzen

    • B2G: Was ist EN16931 und was ist die XRechnung?

    • Welche Behörden brauchen XRechnungen?

    • Was ist eine Leitweg-ID und warum ist die so wichtig?

    • Ab wann ist welche Version der XRechnung in welchem Bundesland verpflichtend?

    • Was sind Profile und welche gibt es?

    • Welche Upload-Portale gibt es, um XRechnungen zu versenden?

    • Welche Normierungsgremien sind beteiligt?

    • Theorie: Rechnungen erkennen, konvertieren und auslesen, ersetzendes Scannen

    • Was ist ein Umsatzsteuer-Meldesystem, welche Typen gibt es und welche sind ViDA-kompatibel?

    • Was sind die Vorteile von PDF/A gegenüber normalem PDF?

  • Praxis:

    • Übersicht über die Spezifikationen

    • Welche Open-Source-Software verarbeitet schon heute einschlägige Formate?

    • Rechnungen offline validieren mit Validool und Mustang

    • Eine Rechnung durchrechnen

    • Verwendung eines REST-APIs und des „Phive“ validierers

    • IDEs sauber konfigurieren zur Verwendung von Schemadateien

    • Schreiben in CII, eine „Hello world“-Rechnung

    • Eine der wenigen technischen Referenzen: Der ZUGFeRD „Technical appendix“

    • Umgang mit dem XSLT-Prozessor Saxon

    • Einen ersten Xpath erstellen zum Auslesen einer Rechnung

    • Rechnung von CII in UBL konvertieren

    • XRechnung: Welcher BT fehlt?

    • Versionierung der Cross Industry Invoice, Cross Industry Order und Cross Industry Delivery Advice

    • Rechnungsanhänge hinzufügen

    • Tools: ZF-Infopaket, ZF Community Validierer und -Forum, KoSIT Validierer, Mustangproject

• 4. Tag: Aufgaben selbstständig lösen (kein Online-Seminar)

• 5. Tag: Fortgeschrittene Nutzung, Validierung und Automatisierung

  • Diskussion und Lösungsansätze:

    • Was ist ein BT? Was ist EDI und was ist Peppol? Wie sind die betroffen?

    • Wie erkenne ich CII und UBL? Wie erkenne ich XRechnungs-Versionen und ZUGFeRD-Profile?

    • Wie funktionieren Mahnungen, Sammel- und Stornorechnungen?

    • Was ist der Unterschied zwischen Schema und Schematron? Warum brauche ich beide

    • Wie rechnet man richtig, wann wird wo und wie gerundet?

    • Was ist der Vorteil von Arbitrary Precision?

    • Wie komme ich von PDF zu PDF/A? Wie validiere ich PDF/A?

    • Was sind die erlaubten Attribute bspw. zu Mengeneinheiten?

    • Wo kann ich Fragen stellen? Übersicht über die Foren/Chats/Tagungen/Hilfequellen

    • Wo finde ich XSLT um XML darzustellen?

    • Was ist XSLT und wie wende ich es an?

    • Was ist eine XMP Schema Extension?

    • Cross Industry Order

    • Best practises writing

    • Schematron-Validierung, Peppol, Demozugang ZRE

  • Praxis:

    • Umgang mit IDEs, "Erstvalidierung"

    • Umgang mit dem XSLT-Prozessor Saxon

    • Beispiel-Rundungstest “horizontale” vs “vertikale” Addition. invoice ninja

    • Was ist mein Unit Code?

    • XML korrigieren

    • Rechnung stornieren

    • Durch Doppelanwendung XSLT X-Rechnung in HTML umwandeln

    • Rechnunsvalidierung als automatische Tests umsetzen

    • Unterschied PDF/A-1 vs PDF/A-3

    • PDF in PDF/A umwandeln und PDF korrigieren mit Ghostscript

    • Tools: Codelisten, EN16931-2, Verapdf, Exiftool, Itext RUPS, Saxon, ISO-Schematron-zu-XSLT, Apache Fop

Zielgruppe

• Softwareentwickler und Projektleiter, die Softwarelösungen zur Erstellung von Rechnungen (z. B. Faktura-Systeme, Kundenportale) oder zur Verarbeitung von Rechnungen (z. B. Buchhaltungsprogramme, Lieferantenportale) entwickeln

• ERP-Softwarehersteller und Data Scientists, die Auswertungen auf Basis betrieblicher Daten entwickeln und bereitstellen

• Hersteller von Software für Controlling oder Wirtschaftsprüfung, die Architekturen für rechnungs- oder auswertungsbezogene Anwendungen konzipieren

• XML-Entwickler, die eine strukturierte Datenverarbeitung in rechnungsbezogener Software umsetzen

Voraussetzungen

• Vorkenntnisse

  • XML-Basiskenntnisse: Schemas und Namespaces sollte man schon einmal eingesetzt haben.

  • Alle Aufgaben/Übungen sind grundsätzlich mit jeder XML-fähigen Programmiersprache umsetzbar (Java, .net/C#, PHP, Python bevorzugt).

• Technische Voraussetzungen

  • 500 MB Platz auf der Festplatte, Java und einen PDF-Reader

  • Eine IDE, um eigene Software zu bauen und anzupassen. Im Zweifel helfen wir mit IntelliJ, Visual Studio Code oder Eclipse

  • Sie erhalten kostenlose Open-Source-Software, die unter Windows, Linux und Mac läuft.

Leistungen Ihres Workshoptickets

• Sie erhalten Ihre Schulungsunterlagen in digitaler Form. So können Sie selbst entscheiden, ob Sie diese elektronisch bearbeiten und archivieren oder lieber ausdrucken möchten.

• Mit der Teilnahmebescheinigung unterstreichen Sie Ihr Weiterbildungsengagement und verbessern Ihre Perspektiven für interne Karriereschritte oder neue berufliche Wege.

Durchführung

Der Workshop erstreckt sich über fünf Tage. An drei Vormittagen treffen Sie sich in der Gruppe mit dem Trainer. Am zweiten und vierten Tag bearbeiten Sie eigenständig vorbereitete Aufgaben, die Sie anschließend in der Gruppe besprechen.

Sie nehmen über Zoom am Workshop teil, wobei die Verbindung über einen lokal gehosteten, DSGVO-konformen On-Premises-Connector erfolgt.

Um einen intensiven Austausch zwischen dem Trainer und den Teilnehmenden zu gewährleisten, erfolgt die Schulung in Gruppen von höchstens 12 Personen.

Sollte die Durchführung der Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt, der Verhinderung eines Referenten, von Störungen am Veranstaltungsort oder wegen zu geringer Teilnehmerzahl nicht möglich sein, werden die Teilnehmenden so früh wie möglich informiert.